Главная страница
Финансы
Экономика
Математика
Начальные классы
Биология
Информатика
Дошкольное образование
Медицина
Сельское хозяйство
Ветеринария
Воспитательная работа
История
Вычислительная техника
Логика
Этика
Философия
Религия
Физика
Русский язык и литература
Социология
Политология
Языкознание
Языки
Юриспруденция
Право
Другое
Иностранные языки
образование
Доп
Технология
Строительство
Физкультура
Энергетика
Промышленность
Автоматика
Электротехника
Классному руководителю
Связь
Химия
География
Логопедия
Геология
Искусство
Культура
ИЗО, МХК
Экология
Школьному психологу
Обществознание
Директору, завучу
Казахский язык и лит
ОБЖ
Социальному педагогу
Языки народов РФ
Музыка
Механика
Украинский язык
Астрономия
Психология

Основы работы в субд access основные сведения о субд access


Скачать 4.65 Mb.
НазваниеОсновы работы в субд access основные сведения о субд access
АнкорACCESS - 2007.doc
Дата10.05.2017
Размер4.65 Mb.
Формат файлаdoc
Имя файлаACCESS - 2007.doc
ТипДокументы
#3705
страница1 из 13
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

ОСНОВЫ РАБОТЫ В СУБД ACCESS




1.ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О СУБД ACCESS


СУБД Access является универсальным средством для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным, их обработки.

1.1. РЕЛЯЦИОННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ (РБД)


СУБД Access работает с реляционной базой данных и позволяет создавать схему данных, наглядно отражающую связи между таблицами.

РБД - это совокупность взаимосвязанных двумерных (реляционных) таблиц. Каждая таблица отражает одну сущность.

В РБД связи между двумя таблицами обеспечиваются по ключу связи (ключ главной таблицы). В схеме данных, построенной СУБД Access, могут быть использованы только одно - однозначные и одно- многозначные связи. Типы связей были рассмотрены при построении информационно-логической модели предметной области.

1.2. ОБЪЕКТЫ ACCESS


Таблицы создаются пользователем для хранения информации в базе данных. Каждой сущности соответствует одна таблица. Столбцы таблицы содержат значения реквизитов и называются полями таблицы. Строки таблицы состоят из значений полей и называются записями таблицы.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц или запросов. В запросе можно выполнить вычисления и получить результат в виде таблицы, произвести обновление данных, добавление и удаление записей в таблицах.

Формы предназначены для создания удобных экранных форм первичных документов (привычных для пользователя). Формы используются для ввода и просмотра данных.

Отчеты служат для формирования выходных документов.

1.3. ЗАПУСК ACCESS


После загрузки операционной системы Windows на панели задач нажать кнопку Пуск, выбрать пункт меню Программы. Найти в папке Microsoft Office программу Microsoft Access и запустить ее.

1.4. ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ОКНА ACCESS


Окно приложения Microsoft Access включает строку меню, панель инструментов и строку состояния. Назначение элементов окна одинаково для всех приложений входящих в Microsoft Office (Word, Excel, Access и др.).

2.СОЗДАНИЕ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ


В части 1 методических указаний выполнено проектирование базы данных: построены логическая и физическая модели разработаны данные контрольного примера. На их основе база данных будет реализована практически.

Построение базы данных рекомендуется проводить в следующем порядке:

  • создание структур таблиц в соответствии с физической моделью;

  • создание схемы данных в соответствии с логической моделью;

  • проектирование форм для ввода входной информации;

  • ввод данных контрольного примера;

  • проектирование запросов;

  • создание отчетов;

  • проектирование кнопочной формы.

2.1. СОЗДАНИЕ ФАЙЛА БАЗЫ ДАННЫХ


Пример 1: Создать новую базу данных НАЛОГ.

После загрузки Access открывается диалоговое окно Создание базы данных, в котором следует установить переключатель Новая база данных. Нажать кнопку ОК.

В появившемся окне Файл новой базы данных выбрать диск и папку, где будет расположена новая база данных. Для студентов на диске D:\ отводится рабочая папка User. В окне Имя файла ввести имя файла базы данных - НАЛОГ. Затем нажать кнопку Создать. Появляется окно пустой базы данных НАЛОГ. Теперь необходимо создать объекты этой базы данных.

Окно базы данных обеспечивает возможность просмотра и управления объектами базы данных. Панель инструментов обеспечивает быстрый доступ к командам создания, открытия или управления объектами базы данных. Кнопка Объекты служит для просмотра объектов базы данных на вертикальной панели объектов.

2.2. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ


Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

  • создание структуры таблиц в режиме конструктора,

  • создание таблицы путем ввода данных,

  • создание таблицы с помощью мастера таблиц.


СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦ В РЕЖИМЕ «КОНСТРУКТОР»



Пример 2. Создать структуру таблиц базы данных НАЛОГ.
В окне НАЛОГ: База данных на панели объектов выбрать Таблицы. Нажать кнопку Создать на панели инструментов и выбрать в окне Новая таблица строку Конструктор. Можно воспользоваться ярлыком Создание таблицы в режиме конструктора.

Описание структуры таблиц базы данных НАЛОГ представлено в таблице.


Имя

таблицы

Имя

поля

Ключ

Тип

данных

Размер, формат поля

ПРЕДПРИЯТИЯ

КОД_ПРЕД

Да

Текстовый

3

НАИМ_ПРЕД

-

Текстовый

6

НАЛОГИ

КОД_НАЛ

Да

Текстовый

2

НАИМ_НАЛ

-

Текстовый

22

ПЛАН

КОД_ПРЕД

Да

Текстовый

3

КОД_НАЛ

Да

Текстовый

2

СУММА

-

Денежный




ПЛАТЕЖИ

№_ДОК

Да

Текстовый

2

КОД_ПРЕД

Да

Текстовый

3

ДАТА

-

Дата/время

Краткий формат

СПЕЦ-Я ПЛАТЕЖЕЙ

№_ДОК

Да

Текстовый

2

КОД_ПРЕД

Да

Текстовый

3

КОД_НАЛ

Да

Текстовый

2

СУММА

-

Денежный





В окне ПРЕДПРИЯТИЯ: таблица создать структуру таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ согласно приведённому описанию.



При создании структуры таблиц в верхней части окна задаются имена полей, тип данных, отмечаются ключевые поля. В нижней части окна в области под названием Свойства поля во вкладке Общие задаются свойства активного поля.

В столбце Имя поля указываются имена полей таблицы, а в столбце Тип данных – тип поля (выбирается из раскрывающегося списка).

Ограничимся следующими типами данных: текстовые, числовые, денежные, дата/время.

Текстовый или символьный тип данных применяют для тех полей, которые не участвуют в расчетах.

Числовой тип задают числовым данным (например, количество).

Денежныйтип задают денежным данным (например, сумма, цена).

Тип дата/время - используется для формирования дат.

Рассмотрим некоторые свойства поля:

Размер поля устанавливается для каждого типа данных по определенным правилам.

Для текстового поля размер задается от 1 до 255 байт (или символов). По умолчанию он устанавливается автоматически равным 50 байт. Для экономии памяти размер поля определяется по максимальному размеру данного.

Для числового поля размер выбирается из предлагаемого списка:

    - Байт – для целых чисел, значения которых находятся в промежутке от 0 до 255;

- Целое (2 байта) для целых чисел, значения которых находятся в промежутке от – 32768 до + 32767;

- С плавающей точкой (4 байта), если числа находятся в промежутке от – 3,4.1038 до +3,4.1038.
Замечание: размер поля определяется максимальным значением этого поля в документе.


  • Число десятичных знаков - это число цифр после запятой. Устанавливается выбором из раскрывающегося списка.

  • Подпись выносится в заголовки полей объектов. По умолчанию в подпись выносится имя поля.

  • Условие на значение определяет требования к вводимым данным. Например, >0. Это условие не позволит ввести число меньше нуля или равно нулю. Во время ввода данных осуществляется контроль. Можно ввести сообщение, которое будет выводиться в диалоговом окне при попытке ввести данные не удовлетворяющие заданному условию. Это свойство не является обязательным.

  • Обязательное поле. Если указывается Да, то пустые значения данного поля не допускаются. Ключевое поле всегда обязательное!




  • Индексированное поле. Индексы позволяют ускорить поиск записей в больших таблицах. По номеру записи осуществляется прямой доступ к искомой записи в таблице. Для свойства Индексированное поле при наличии простого ключа устанавливается значение Да (Совпадения не допускаются). Пример – КОД_ПРЕД или КОД_НАЛ в таблицах ПРЕДПРИЯТИЯ и НАЛОГИ. Для составных ключей из списка выбираются Да (Допускаются совпадения). Пример - таблицы ПЛАН, ПЛАТЕЖИ и СПЕЦ-Я ПЛАТЕЖЕЙ.




  • Формат поля. Формат задает правила представления данных при выводе на экран или печать. Поля типов Числовой, Дата/время, Денежный имеют определенные форматы вывода данных. Формат можно выбрать в ячейке свойства Формат поля. Можно также создать собственные форматы вывода для всех типов данных. Для даты будем использовать Краткий формат даты, а для денежных данных – формат Денежный. В числовом формате необходимое число десятичных знаков пользователь выбирает из списка (например, 2 знака).


Для обозначения ключевого поля надо сделать поле активным и нажать на панели инструментов кнопку Ключевое поле. Слева от имени ключевого поля появится символ Ключ.

Если ключ составной, ключевые поля расположить в начале таблицы, установить курсор слева от Имя поля, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть по всем ключевым полям. Затем на панели инструментов нажать кнопку Ключевое поле. Слева от имени каждого ключевого поля появится символ Ключ.

Можно также выделить необходимые поля при нажатой клавише Ctrl.

Для сохранения структуры таблицы закрыть ее, а затем ввести имя. По умолчанию система предлагает имя Таблица 1, Таблица 2 и так далее.

Примечание. Если первичный ключ не был определен, Microsoft Access при сохранении таблицы спросит, нужно ли создать ключевое поле. Выбрать кнопку Нет, сохранить таблицу, затем открыть ее в режиме конструктора и определить ключевые поля.


  • Имена объектов Microsoft Access должны содержать не более 255 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ([ ]). Имя не должно начинаться с пробела. Между словами рекомендуется использовать тире или подчёркивание. Сохранить таблицу ПРЕДПРИЯТИЯ. Затем последовательно создать структуры таблиц НАЛОГИ, ПЛАН, ПЛАТЕЖИ, СПЕЦ-Я ПЛАТЕЖЕЙ.

КОРРЕКТИРОВКА СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ


В режиме Конструктор выполняются действия для корректировки структуры таблицы базы данных.

Вставить новое поле в структуру таблицы. Для этого необходимо выделить строку, перед которой надо ввести новое поле и нажать клавишу Insert. Появится пустая строка для внесения нового поля.

Переместить поля. Выделить поля, которые надо переместить (для выделения одного поля щелкнуть область выделения строки этого поля, для выделения нескольких полей протащить указатель по областям выделения строк этих полей), нажать и удерживать кнопку мыши над областью выделения строки выделенного поля. Microsoft Access отобразит тонкую горизонтальную черту над последней выделенной строкой. Перетащить эту горизонтальную черту на строку, над которой требуется поместить перемещаемые поля.

Примечание. При изменении порядка полей в режиме конструктора таблицы изменяется порядок, в котором эти поля хранятся в таблице, а также порядок столбцов в режиме просмотра этой таблицы.

Удалить поле из описания структуры. Для этого нужно - выделить строку с удаляемым полем и нажать клавишу Delete.. Строка будет удалена.

Изменение или удаление ключевого поля рекомендуется выполнять до ввода данных в таблицу и построения схемы базы данных. Для отказа от определения ключевого поля сделать это поле активным в окне конструктора таблицы. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов, символ ключ исчезает.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13
написать администратору сайта