Главная страница
Навигация по странице:

  • Какой должна быть роль финансовой функции предприятия •Как измерять эффективность финансовой функции •Как следует организовать финансовую функцию

  • Какие изменения необходимо ввести в существующую организацию •Как следует распределить ответственность в новой организации

  • Что такое процесс

  • Business Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия. 204 слайда.. Business Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия.. Реорганизация финансовых функций предприятия Введение в финансовую функцию и ее процессы


    Скачать 1.83 Mb.
    НазваниеРеорганизация финансовых функций предприятия Введение в финансовую функцию и ее процессы
    АнкорBusiness Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия. 204 слайда..pdf
    Дата09.08.2018
    Размер1.83 Mb.
    Формат файлаpdf
    Имя файлаBusiness Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия..pdf
    ТипОбзор
    #21285
    КатегорияЭкономика. Финансы
    страница1 из 8
      1   2   3   4   5   6   7   8

    Реорганизация финансовых функций предприятия
    Введение в финансовую функцию и ее процессы
    Обзор организационных структур
    Элементы финансовой функции
    Процесс цикла доходов
    Процесс цикла расходов
    Процессы цикла бартера и наличности
    Роль и ответственность отделов в организации
    Планы реорганизации и внедрения
    Домашнее задание
    roff1r/1
    Содержание семинара
    Занятие 1:
    Введение в финансовую функцию и ее процессы
    Занятие 2:
    Обзор организационных структур
    Занятие 3: Элементы финансовой функции
    Занятие 4:
    Процесс цикла доходов
    Занятие 5:
    Процесс цикла расходов
    Занятие 6:
    Процессы цикла бартера и наличности
    Занятие 7:
    Роль и ответственность отделов в организации
    Занятие 8:
    Планы реорганизации и внедрения
    Занятие 9:
    Домашнее задание
    roff1r/2
    Цели семинара (1)
    Реорганизация финансовой функции предприятия включает в себя девять этапов
    Данный метод был разработан на основе опыта, приобретенного в ходе реорганизации предприятий в России
    Время
    Понять Принципы
    Значение до реорганизации
    Оценить Текущие Процессы
    Поставить Цели
    Создать Новые Процессы
    Разработать Новую Организацию
    Утвердить Обязанности
    Создать План Внедрения
    Внедрить Планы
    Оценить Результаты
    Value Of
    Значение
    New
    Новой
    Finance
    Финансовой
    Function
    Функции
    To The
    Для
    Company
    Компании
    Этап 1
    Этап 2
    Этап 3
    Этап 4
    Этап 5
    Этап 6
    Этап 7
    Этап 8
    Этап 9
    roff1r/3
    Цели семинара (2)
    Финансовый менеджмент является неотъемлемой частью общего управления предприятием и чрезвычайно важен для достижения предприятием успеха на рынке
    Цели семинара:

    Понимание необходимости реорганизации финансовой функции

    Понимание ‘роли’ финансовой функции в организации

    Предоставление методологии/процесса изменения порядка и проведения реорганизации финансовой функции

    Рассмотрение практических вопросов реорганизации с помощью примеров, упражнений и благодаря участию аудитории
    roff1r/4
    В рамках семинара предполагается активное обсуждение материала между участниками ...
    ... а также предусмотрены ситуации для анализа и домашние задания, которые помогут Вам усвоить рассматриваемый материал, получить опыт его практического применения и обсудить результаты с докладчиком
    В ходе данного семинара мы будем пользоваться методом “освоения материала при помощи практического применения”
    Формат семинара
    roff1r/5
    В ходе семинара мы, в основном, будем обсуждать финансовую функцию, касаясь процессов, циклов и отделов

    Процесс - серия задач или процедур, которые в совокупности способствуют завершению всей сделки
    – Пример: Процесс утверждения закупки основного сырья для производства

    Цикл - ряд последовательных процессов, которые выполняются различными отделами и направлены на выполнение четырёх основных видов деятельности - затраты, создание дохода, производство и финансирование/инвестиции
    – Пример: Процессы обсуждения покупки с поставщиком,
    утверждения покупки, получения продукции, расчета с продавцом и учёта сделки в совокупности составляют цикл затрат

    Отдел - подразделение предприятия, имеющее строго определенную ответственность за выполнение конкретных операций и задач определённого процесса и обладающее юрисдикцией по отношению к другим сотрудникам, выполняющим эти задачи
    – Пример: Финансовый отдел обычно отвечает за окончательное утверждение покупки (т.е. выполняет последнюю операцию в процессе утверждения) и уполномочен отвергнуть закупку,
    одобренную другими отделами
    roff1r/6
    Содержание семинара
    Занятие 1:
    Введение в финансовую функцию и ее процессы
    Занятие 2:
    Обзор организационных структур
    Занятие 3: Элементы финансовой функции
    Занятие 4:
    Процесс цикла доходов
    Занятие 5:
    Процесс цикла расходов
    Занятие 6:
    Процессы цикла бартера и наличности
    Занятие 7:
    Роль и ответственность отделов в организации
    Занятие 8:
    Планы реорганизации и внедрения
    Занятие 9:
    Домашнее задание
    roff1r/7
    Практичекий пример: AOOT Силуэт- общая информация

    Продукция: меховая одежда

    Местонахождение: Урал

    Объем продаж в 1995 г.: 70 млрд. руб.

    Чистая прибыль: 9 млрд. руб.

    Итого активы: 800 млрд. руб.

    Кол-во работников: 2000

    Акционеры:
    – Работники
    41%
    – Госкомимущество
    20%
    – Руководство
    10%
    – Прочие
    29%

    Основные заказчики: Министерства обороны и внутренних дел, крупные оптовики
    roff1r/8
    Практический пример: AOOT Силуэт - экономическая ситуация
    История вопроса
    Виктор Любимов был недавно назначен Финансовым директором. Генеральный директор был недоволен работой предыдущего начальника финансового отдела. Виктору
    Любимову была предоставлена полная свобода деятельности в вопросе разработки и усовершенствования финансовой функции. Перед ним стоит ряд вопросов:


    Какой должна быть роль финансовой функции предприятия?


    Как измерять эффективность финансовой функции?


    Как следует организовать финансовую функцию?


    Какие изменения необходимо ввести в существующую организацию?


    Как следует распределить ответственность в новой организации?


    Сколько времени необходимо и имеется для внесения указанных изменений?
    roff1r/9
    Практический пример: AOOT Силуэт - проблемы

    Предприятие не смогло получить банковский кредит для удовлетворения своих потребностей в оборотных средствах

    Дебиторская задолженность составляет 25% от объема ежегодных продаж; срок 50%
    дебиторской задолженности составляет более
    90 дней

    Выплата зарплаты была задержана на два месяца

    Многие виды продукции не приносят прибыли и ее трудно реализовать

    Счет предприятия заморожен в связи с задержками платежей

    Уровень накладных расходов слишком высок для текущего объема производства
    Генеральный директор просил Виктора Любимова, в частности,
    уделить внимание нескольким проблемам:
    roff1r/10
    Практический пример: AOOT Силуэт - возможные решения
    И наконец, после недели безрезультатной работы Виктор Любимов осознал, что решение отдельных проблем не улучшит положение - необходим комплексный и всеобъемлющий подход...

    Он попытался осуществить более строгий контроль за продажами..., но оказалось, что контракты на продажу продукции даже не проходят через финансовый отдел

    Он попытался проанализировать портфель продукции..., но плановый отдел не имел последних данных по восстановительной стоимости материалов

    Он хотел составить прогноз движения денежных средств на следующий месяц..., но отдел сбыта не смог предоставить обоснованных оценок объема продаж в будущем

    Он хотел проанализировать расходы..., однако быстро запутался в бухгалтерских уловках
    Виктор Любимов попытался решить проблемы поодиночке
    roff1r/11
    Практический пример: AOOT Силуэт - основная проблема:
    неразвитая финансовая функция
    Проблема
    Компания не смогла получить банковский кредит для пополнения оборотных средств
    Дебиторская задолженность составляет 25%
    объема ежегодных продаж и срок 50%
    дебит. задол-ти превышает 90 дней
    Зарплата была задержана на два месяца
    Многие виды продукции не приносят прибыли и ее трудно реализовать
    Счет предприятия заморожен в связи с задержками в уплате налогов
    Уровень накладных расходов слишком высок для существующего объема производства
    Необходимые действия
    Получение финан-ния требует проведения комплекса мер-тий,
    вкл. фин. анализ и изучение
    Если имелась бы система управл.
    отчетности, были бы предприняты соответств. меры
    При управлении оборотными и ден. средствами следует предусматр. их недостаток
    Управление портфелем прод-ции направлено на достиж. максим.
    рентаб-сти выпуска продукции
    Налоговое планирование позволяет снизить штрафы и избежать санкций
    Управление расходами необходимо для создания оптимальной структуры расходов
    roff1r/12
    Успешная реорганизация финансовой функции на одном из ведущих производителей металла значительно улучшила управление финансами
    До реорганизации:

    Отсутствовала информация о кредиторской и дебиторской задолженности

    Было невозможно свести воедино информацию по ожидаемым и фактическим поступлениям и платежам

    Важные документы (контракты, счета) постоянно терялись

    Предприятию не удавалось получить кредиты в течение последнего года

    Руководство не имело информации для оценки деятельности предприятия
    После реорганизации:

    Поставлен и функционирует без отклонений документооборот

    Вырабатывается информация для составления бюджета и предоставления руководству

    Реструктурированы долги бюджету и поставщикам

    “Обнаружено” более $ 0.5 миллиона неиспользуемых ресурсов

    Основные финансовые задачи расписаны и распределены между конкретными лицами

    Достигнуто сокращение затрат на 10%.
    roff1r/13
    Хорошо поставленная финансовая функция необходима для успешной работы в условиях жёсткой деловой конкуренции
    0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1994 1995 1996 1997 1998
    Управление ростом
    Минимизация налогов через планирование
    $
    Привлечение инвестиций
    $
    Контроль за расходами и управление оборотным капиталом
    Некоторые
    Задачи
    Финансовой
    Функции
    $
    Действенная финансовая функция позволит предприятию добиться материальных результатов
    roff1r/14
    Плохо поставленная финансовая функция может привести к значительным затратам
    Отказ систем управления

    Без систематической и полной информации об имеющихся финансовых ресурсах и обязательствах, компания может потерять до 20% своих активов*:
    – “искаженная” калькуляция затрат может привести к неверным решениям по ценообразованию
    – расходование средств не скоординировано с поступлением средств
    – инфляционные потери и незаработанные проценты
    – затраты, которых можно было бы избежать, и многое другое
    Ограниченные инвестиции

    При отсутствии четкой и эффективной финансовой функции предприятию трудно привлечь надежного иностранного/российского стратегического инвестора
    Нерегулярные налоговые платежи

    Без должной постановки документооборота бухгалтеры вынуждены начислять налоги и составлять финансовую отчётность на основе искаженных калькуляции прибыли и затрат
    Управление ростом

    Без четкого определения роли и результатов работы финансовой функции развивающиеся российские компании часто распадаются или переживают периоды тяжелого финансового кризиса.
    Источник: * - Журнал Эксперт, #15 от 15.04.96, стр. 26
    roff1r/15
    Основная обязанность финансовой функции состоит в оптимизации использования предприятием своих ресурсов
    Финансовая функция - это совокупность необходимых процессов, циклов и отделов, которые, взятые вместе:

    Способствуют получению выручки на всех стадиях с помощью проведения финансового анализа

    Управляют расходами с помощью анализа необходимости закупок,
    утверждения всех расходов (включая капиталовложения) в масштабе всего предприятия

    Следят за имеющимися финансовыми средствами и обязательствами

    Управляют поступлениями и расходованиями денежных средств, включая оплату налогов

    Ведут поск оптимальных источников и условий финансирования

    Способствуют проведению бартерных операций

    Осуществляет финансовый анализ проектов на всех этапах

    Выполняют работу по составлению бюджета, планированию и прогнозированию как для предприятия, так и его подразделений

    Учитывают и регистрируют каждую операцию, проводимую предприятием

    Способствуют рапределению заработанного сотрудникам и акционерам
    roff1r/16
    Общие принципы организации финансовой функции
    1 6
    4 5
    2 3
    1
    Организуйте работу предприятия вокруг основных процессов,
    а не вокруг заданий или людей
    2
    Выполняйте каждую важную операцию только в одном отделе
    3
    Упростите организационную структуру и сократите в ней число уровней
    4
    Вознаграждайте за хорошую работу пропорционально вкладу работника в прибыль предприятия
    5
    Информируйте и обучайте всех работников
    6
    Не бойтесь вносить существенные изменения
    roff1r/17
    Реорганизуйте финансовую функцию в предприятии вокруг основных финансовых процессов

    Что такое процесс?

    Последовательность заданий или процедур, которые в совокупности облегчают завершение операции
    – Пример: все усилия, которые направлены на принятие и выполнение заказа покупателя, доставку товаров и учёт продажи, представляют собой единый процесс - процесс продажи

    Обычно процесс представляет собой завершённую операцию
    – Пример: Четыре основополагающих операции - это продажа,
    получение платежей, покупка и оплата
    Пример процесса: Ежемесячная Заработная плата
    Начало
    Конец
    Отдел труда и заработной платы готовит платежную ведомость
    Бухгалтерия проверяет платежную ведомость
    Начальник
    Финансового отдела наполняет фонд зарплаты
    Сотрудники получают месячную зарплату
    1 6
    4 5
    2 3
    roff1r/18
    Содание организационной структуры именно вокруг процессов необходимо, поскольку...

    Процессы, а не функции, должны определять или определяют характер работы организации

    Процессы, взятые в совокупности, делают возможным завершение операций

    Процессы усовершенствуются с течением времени, однако они изменяются не так стремительно, как другие ресурсы организации

    Основополагающие процессы организации продолжают жить после того,
    как уволился отдельный менеджер или сотрудник

    Руководство и сотрудники зачастую ограничены неоптимальными процессами
    В конечном итоге финансовый процесс, а не функция, должен связывать смежные задания на производство продукта или оказание услуги покупателю, поставщику, финансовому учреждению или руководству
    1 6
    4 5
    2 3
    Примечание: Отдельные процессы будут детально обсуждаться в следующих секциях семинара.
    roff1r/19
    Процессы являются ключом к эффективной финансовой структуре

    Потоки информации в процессе должны быть по возможности просты

    Данные должны поступать к тем людям, кому эта информация действительно необходима

    Если процесс поставлен верно, то реальный уровень затрат минимален.

    Не происходит дублирования усилий и конфликтов, возникающих при пересечении зон влияния
    1 6
    4 5
    2 3
    Все необходимые финансовые процессы должны быть поставлены при учреждении/реорганизации финансовых служб
    5. Принятие решения
    4. Подготовка отчетов для руководства
    3. Сведение информации
    2. Учёт сделки
    1. Сделка
    roff1r/20
    Выполняйте каждую важную задачу только в одном отделе ...
    1 6
    4 5
    2 3
    ...и храните всю информацию по этой задаче в одном месте
    Отдел A
    • задача 1
    • задача 2
    • задача 3
    Отдел Б
    • задача 4
    • задача 5
    • задача 6
    Отдел В
    • задача 7
    • задача 8
    • задача 9
    Менеджер
    Примечание: отдельные операции будут детально обсуждаться в следующих секциях семинара
    roff1r/21
    Базируйте отношения между сотрудниками на принципах ответственности
    Распределите задания между отдельными людьми и возложите ответственность за задачу на её ‘владельца‘
    Поощряйте сотрудников на основании вклада в общее дело
    1 6
    4 5
    2 3
    Задача 1
    Задача 2
    Задача X
    Задача Y
    Задача 3
    Задача 4
    Отдел A
    Не более,
    чем 6-7
    Группа
    Примечание: Способность человека достигать качественных результатов резко уменьшается при одновременной работе над более чем десятью задачами.
    roff1r/22
    Вкладывайте средства в обучение ваших сотрудников
    1 6
    4 5
    2 3
    Разработайте график, предусматривающий частое обучение всех сотрудников
    Каждый сотрудник отдела должен хорошо представлять все операции отдела
    roff1r/23
    Развивайте кадры вашей компании и сделайте своих сотрудников способными внедрить идеи руководства
    Постоянное обучение сотрудников совершенно необходимо,
    поскольку ...

    Бизнес постоянно меняется, средства и навыки устаревают, если только их не развивать на постоянной основе

    Профессионалы всегда в дефиците, так что развивайте своих собственных сотрудников в профессионалов

    Обучение - это инвестиции в величайший капитал - людей

    Обучение стимулирует сотрудников, дает им чувство общности целей и уверенность, что руководство ценит своих сотрудников

    Обучение имеющихся сотрудников повышает уровень предприятия в целом

    Обучение может выявить недостающие навыки

    Обучение, как правило, дешевле найма на работу новых специалистов

    Обучение гарантирует распространение накопленных знаний и информации в масштабе всего предприятия
    1 6
    4 5
    2 3
    roff1r/24
    Найти то, что будет работать наилучшим образом в вашем предприятии
    Экспериментируйте - но планируйте и держите руку на пульсе экспериментов, базируясь на основе выработанных принципов и целей реорганизации финансовой функции
    1 6
    4 5
    2 3
    roff2r/1
    Содержание семинара
    Занятие 1:
    Введение в финансовую функцию и ее процессы
    Занятие 2:
    Обзор организационных структур
    Занятие 3: Элементы финансовой функции
    Занятие 4:
    Процесс цикла доходов
    Занятие 5:
    Процесс цикла расходов
    Занятие 6:
    Процессы цикла бартера и наличности
    Занятие 7:
    Роль и ответственность отделов в организации
    Занятие 8:
    Планы реорганизации и внедрения
    Занятие 9:
    Домашнее задание
    roff2r/2
    Типичная организационная структура российских предприятий приводит к нечеткому распределению ответственности, конфликту интересов и неэффективности
    Пример: финансовая функция на российском предприятии до реорганизации
    Генеральный директор
    Плановый
    Отдел
    Начальник
    Планового
    Группа взаимозачёта
    Группа взаимозачёта
    Отдел-Пользователь
    Финансовая Организация
    Группа учёта зарплаты
    Учет активов
    Группа по учёту финансовых результатов
    Учет расходов
    Касса и прочий учёт
    Группа по работе с платежами по России
    Группа координации отгрузок
    Группа по работе с наличностью
    Группа по работе с международ.
    платежами
    Коммерческий
    Отдел
    Коммерческий
    Директор
    Группа по работе с платежами за бартер
    Покупатель или Поставщик
    Группа по работе с наличностью
    Группа Социальной
    Сферы
    Директор по социальным
    Группа по работе с социальными платежами
    Бухгалтерия
    Главный бухгалтер
    Финансовый
    Отдел
    Начальник
    Финансового
    Экспортный
    Отдел
    Директор по экспорту
    Отдел Ценных
    Бумаг
    Начальник отдела ценных
    Экономисты в цехах
    Нормировщики в цехах
    Отдела бумаг
    Отдела вопросам
    roff2r/3
    Общие проблемы, создаваемые существующей структурой

    Руководству приходится обращаться во многие отделы, чтобы получить полную информацию по конкретному вопросу:
    – Пример: информация о дебиторской задолженности хранится в финансовом отделе, отделе экспорта, коммерческом отделе
    (продажи по бартеру) и жилищно-коммунальном отделе

    Некоторые важные функции не выполняются, что приводит к неэффективности управления:
    – Пример: анализ расходов, анализ денежных потоков, сбор дебиторской задолженности

    Неопределенность в разделении обязанностей и ответственности между отделами может привести к ненужным конфликтам между отделами и к тому, что никто не будет заниматься этим:
    – Пример: бухгалтеры не проводят определенных сверок по операциям,
    поскольку считают, что эту работу должен выполнять отдел сбыта

    Данные, предоставляемые руководству, зачастую несовместимы и неоднородны от отдела к отделу и по времени:

    Пример: на одном предприятии отгрузка продукции покупателям в пределах СНГ регистрировалась двумя отделами, экспортным отделом и финансовым отделом

    Пример: информация по сбыту, хранящаяся в коммерческом отделе,
    обычно неполная или искажена
    roff2r/4
    Проблемы - продолжение

    Однородные задачи выполняются отделами независимо и по-разному, в то время как следовало бы выполнять их согласованно и единообразно,
    в связи с чем подрывается эффективность как получаемых данных, так и результатов:
    – Пример: утверждение продаж часто происходит в различных местах предприятия: в коммерческом отделе, отделе сбыта, в офисе руководства высшего звена, финансовом отделе

    Ответственность не всегда сочетается с полномочиями:
    – Пример: руководство среднего звена часто получает конкретные задания, однако некоторые руководители могут не захотеть работать вместе, поскольку они “не были информированы
    Генеральным директором”

    Некоторые нефинансовые функции выполняются в рамках финансовой структуры, тем самым снижая эффективность финансовой функции:
    – Пример: на одном предприятии руководство отгрузкой продукции осуществлялось из финансового отдела

    Сроки документооборота редко соблюдаются, что приводит к опасности штрафов и взысканий за неправильное исчисление налогов и к финансовым потерям в ходе текущих операций:
    – Пример: бухгалтеры зачастую не в состоянии закрыть счета в конце месяца, поскольку другие отделы не представили необходимых документов.
    roff2r/5
    Проблемы - продолжение

    Чисто бухгалтерские функции часто превалируют над финансовой функцией - бухгалтеры в конечном счете несут ответственность перед государственными органами и на все другие отделы смотрят как на менее важные:
    – Пример: время от времени бухгалтеры могут приходить в отчаяние,
    поскольку некоторые операции предприятия плохо структурированы, что приводит к налоговым штрафам
    – Пример: обычно финансовая функция слабо развита и не является основной на предприятии. В результате налоговые соображения и вопросы отчетности доминируют над принятием решений

    Финансовые учреждения часто недовольны количеством действующих отделов и заинтересованных третьих сторон:
    – Пример: платежи часто приходят от многих сторон (поскольку банковский счет может быть заморожен), таким образом, банк должен связываться с несколькими отделами различных организаций

    Ни один менеджер не ведет целенаправленной работы по направлению и координации финансовой деятельности

    Бухгалтеры цехов отчитываются перед руководителем цеха и не являются независимыми, тем самым они заинтересованы в обслуживании потребностей своих цехов, а не всего предприятия

    Покупатели и поставщики не имеют единой точки для контактов
    roff2r/6
    Плохо работающая финансовая функция может привести к финансовой катастрофе предприятия
    Невыполненные или плохо выполненные задачи
    Последствия
    Отслеживание дебиторской задолженности
    Безнад. долги, просроч. платежи,
    высокая стоимость оборот. средств
    Краткосрочный и долгосрочный прогноз движения наличности
    Пред-е прибегает к дорогостоящ.
    управ-ю сред-ми в условиях кризиса
    Определение залога и неиспользуемых активов
    Слабое использование активов - увеличение стоимости финансир.
    Составление бюджета и анализ отклонений от плана
    Руководство не может принять правильных решений
    Бухгалтеры в цехах подчиняются начальникам цехов
    Предвзятая калькуляция затрат и неверные ценовые решения
    Координация финансовой функции
    Разбалансированная финансовая функция
    Соблюдение сроков документооборота
    Раздражение сотрудников, опасность налоговых санкций
    Управленческий учёт
    Руководство не знает реальных результатов деятельности предприятия
    roff2r/7
    Анализ предприятий с проблемами ликвидности показал, что основной причиной являлась слабая финансовая функция
    10 наиболее общих причин банкротства:

    Длительное непогашение векселей и дебиторской задолженности

    Неправильное ценообразование

    Расточительное расходование средств

    Чрезмерная кредиторская задолженность

    Недостаток оборотных средств

    Ограниченный акционерный капитал по сравнению с заемными средствами

    Чрезмерные капиталовложения в основные средства

    Плохое управление денежными потоками

    Предоставление чрезмерных скидок

    Политика продажи в кредит
    Всех этих проблем можно бы было избежать при нормально работающей финансовой функции
    roff2r/8
    Финансовый отдел американского/европейского предприятия более консолидирован по сравнению с финансовым отделом на типичном российском предприятии
    Структура финансового отдела американского/европейского предприятия
    Примечание: SWOT = Анализ сильных и слабых сторон предприятия, рыночных возможностей и угроз.
    Группа 2: Финансовый анализ:
    – SWOT анализ

      1   2   3   4   5   6   7   8
    написать администратору сайта